Critère 3

Critère n° 3 : accompagner et suivre les apprenants à chaque étape

Le troisième critère détaille ce à quoi doit ressembler un parcours de formation au jour le jour. Il pointe tous les documents à mettre à disposition et tous les services proposés aux apprenants. Le but : informer l’apprenant, le rassurer et anticiper les difficultés qu’il pourrait rencontrer. L’objectif sous-jacent est de limiter les abandons en cours de formation.

Au programme de cet article :

1. Le texte du 3^ème critère du nouveau Référentiel Qualité ?
2. Le décryptage du critère n° 3 de la certification Qualiopi
3. Quels éléments de preuves pour alimenter votre système documentaire ?
   • Pour tous les organismes de formation.
   • Pour les parcours en alternance.
   • Pour les parcours visant une certification professionnelle.

1 – Le texte du critère n° 3 de la certification Qualiopi

Le 3 ^ème critère du Référentiel national de certification Qualité est rédigé ainsi :

« L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ». (Annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019).

Ce troisième critère comprend trois parties :

• Une première partie s’applique à tous les organismes de formation.
• Une deuxième partie concerne uniquement les formations en alternance.
• La troisième partie est exigée pour les parcours visant une certification professionnelle.

2 – Le décryptage du 3^ème critère

«  Avec ce troisième critère, le terme de “parcours” prend tout son sens, explique Valérie Gonzalez, dirigeante d’OK Solution. Du premier jour de formation au dernier jour, et au de-là, l’apprenant doit être informé de manière complète sur tous les aspects : lieux, matériels, équipes, contenu, évaluation… Il doit avoir tout en main pour être entièrement acteur de la formation et en faire un parcours de réussite. Cette exigence de transparence demandée aux organismes de formation va de pair avec l’anticipation des difficultés qui peuvent surgir lors de la formation. »

3 – Quels éléments de preuve fournir pour l’audit Qualité ?

Le Guide de lecture du Référentiel national Qualité (1) liste dresse un panorama des éléments de preuve qui participent à l’atteinte de chaque critère. Nous zoomons sur ceux qui sont spécifiques aux organismes de formation.

Pour tous les organismes de formation

Informations sur le cadre de la formation

• Convocation, règlement intérieur, livret d’accueil.
• Conditions générales d’utilisation (CGU).
• Présentation des interlocuteurs : intervenants, référent pédagogique, contact administratif…
• Informations logistiques : hébergement, restauration, transport, prise en charge.
• Installations permettant l’accès à des personnes en situation de handicap.

Ces éléments peuvent être envoyés par mail, par courrier, être affichés dans les locaux ou consultables en ligne.

Informations sur le contenu de la formation

• Déroulé de la formation : contenu pédagogique, rythme et durée.
• Calendrier et emploi du temps.
• Modalités de constitution de groupes de niveau.
• Rendez-vous de suivi individuel avec le référent pédagogique.
• Livret de suivi pédagogique.
• Présentation du dispositif d’accompagnement renforcé en cas de difficultés (médiation).

Évaluation des acquis

• Outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de formation.
• Outils d’auto-évaluation par les apprenants.
• Bilans intermédiaires et comptes-rendus personnalisés.
• Taux de réussite aux certifications professionnelles et concours.
• Livret de compétences.
• Preuve de délivrance de la certification.

Prévention des abandons en cours de formation

• Procédure de gestion des abandons et de relance systématique pour prévenir les ruptures de parcours.
• Listing des relances et carnet de rendez-vous individuels.
• Méthodes activées pour favoriser l’implication : documents co-construits, temps d’échange, enquête terrain, plate-forme pédagogique…
• Variété des modalités pédagogiques.

Pour les formations en alternance

• Construction d’un document qui trace l’avancée des apprentissages au regard des missions confiées à court, moyen et long terme dans l’entreprise.
• Outil de liaison entre l’entreprise, l’apprenant et le centre de formation : carnet de suivi ou tableau de bord dématérialisé.
• Comptes-rendus d’échange entre le formateur et le tuteur en entreprise.
• Visite d’entreprise.

Pour les formations conduisant à une certification professionnelle

• Procès-verbal des sessions d’examen répondant aux exigences de l’autorité certificatrices.
• Récapitulatif des évaluations réalisées en cours de formation.
• Attestations de suivi et de réussite aux formations réglementaires obligatoires pour obtenir la certification.

Les Centres de formation par l’apprentissage (CFA) ont deux obligations supplémentaires relatives d’une part à l’accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté et d’autre part à l’information des apprentis sur leurs droits et devoirs.